Artikel 8

Alle instellingen met uitzondering van het Hof van Justitie van de Europese Unie (HvJ) en de Europese Centrale Bank (ECB) geven de documenten die deel uitmaken van hun historische archieven en die zij overeenkomstig deze verordening voor het publiek toegankelijk hebben gemaakt in bewaring bij het Europees Universitair Instituut (EUI) in Florence. De bewaargeving vindt plaats overeenkomstig de bijlage.

Onverminderd de eerste alinea kunnen de bewaargevende instellingen bepaalde originele documenten om wettelijke of administratieve redenen uitsluiten van de bewaargeving bij het EUI. In dat geval, geven zij een microfiche of digitale kopie van die documenten in bewaring.

Op verzoek stelt iedere Instelling aan de Lid-Staten en aan de andere Instellingen indien het niet gaat om de Lid-Staat waar zij zich bevindt of om Instellingen die zich bevinden in dezelfde Lid-Staat een volledig stel kopieën op microfilm van haar historische archieven ter beschikking, voor zover deze uit hoofde van deze verordening voor het publiek toegankelijk zijn.

Het staat het HvJ en de ECB vrij hun historische archieven vrijwillig bij het EUI onder te brengen.

De bewaargevende instellingen behouden het eigendomsrecht over hun archieven alsook de exclusieve verantwoordelijkheid voor de samenstelling van de documenten en bestanden die bij het EUI in bewaring worden gegeven of op andere wijze ter beschikking worden gesteld.

De bewaargeving van de historische archieven van de instellingen bij het EUI heeft geen gevolgen voor de bescherming van de archieven als voorzien in artikel 2 van het aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie gehechte Protocol nr. 7 betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie.

Het EUI waarborgt bewaring en bescherming van de in bewaring gegeven archieven. Deze bewaring en bescherming voldoen aan internationaal erkende standaarden voor de fysieke bescherming van archieven en komen ten minste overeen met de technische en veiligheidseisen die gelden voor de bewaring en het beheer van openbare archieven in Italië. Hiertoe worden de ondergebrachte documenten in een speciaal ontworpen opslagruimte bewaard.

Het EUI is alleen verantwoordelijk voor het personeel dat belast is met het beheer van de bij het EUI bewaarde historische archieven van de Unie. Het EUI ziet erop toe dat het met het beheer van de historische archieven belaste personeel over de nodige beroepskwalificaties beschikt om de werkzaamheden op dit gebied uit te voeren.

Elk van de bewaargevende instellingen heeft het recht om informatie te ontvangen over het beheer van zijn archieven door het EUI en een inspectie uit te voeren van de archieven die het daar heeft ondergebracht.

Het EUI maakt de historische archieven die het uit hoofde van de leden 1 en 3 ontvangt toegankelijk voor het publiek. De instellingen zelf kunnen ook een kopie van dezelfde historische archieven toegankelijk maken.

De kosten van het beheer van de historische archieven van de Unie worden gefinancierd door middel van bijdragen van alle bewaargevende instellingen aan de desbetreffende begrotingslijn binnen de grenzen van de door de begrotingsautoriteit beschikbaar gestelde jaarlijkse kredieten overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie (1). Deze financiële bijdragen dekken niet de kosten voor de terbeschikkingstelling en aanpassing van de panden en ruimten aan het huisvesten van de archieven en het personeel.

De omvang van de in de eerste alinea bedoelde bijdragen is evenredig met de omvang van het personeelsbestand van elke bewaargevende instelling. De bijdragen worden herberekend telkens als een nieuwe instelling haar historische archieven bij het EUI begint onder te brengen of ten minste om de vijf jaar.

Het EUI treedt op als verwerker overeenkomstig artikel 2 van Verordening (EG) nr. 45/2001, op instructie van de bewaargevende instellingen. Het EUI verwerkt de in de historische archieven van de instellingen opgenomen persoonsgegevens overeenkomstig de waarborgen die in die verordening zijn vastgelegd.

De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming blijft toezichthoudende bevoegdheden uitoefenen op de instellingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens die in de bij het EUI ondergebrachte historische archieven opgenomen zijn.