Artikel 51 Klachtenregeling

Het Agentschap stelt een klachtenregeling in teneinde de eerbiediging van de grondrechten bij alle activiteiten van het Agentschap te waarborgen.

Eenieder die rechtstreeks de gevolgen ondervindt van de acties van een deskundige die deelneemt aan een asielondersteuningsteam en van mening is dat met deze acties zijn of haar grondrechten zijn geschonden, en iedere partij die dergelijke personen vertegenwoordigt, kan schriftelijk een klacht indienen bij het Agentschap.

Uitsluitend voldoende gemotiveerde klachten in verband met concrete schendingen van grondrechten zijn ontvankelijk. Klachten waarin een besluit van een nationale autoriteit op een individueel verzoek om internationale bescherming worden aangevochten, zijn niet ontvankelijk. Anonieme, kennelijk ongegronde, kwaadwillige, lichtzinnige, provocerende, hypothetische of onnauwkeurige klachten worden ook als niet-ontvankelijk beschouwd.

De grondrechtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de behandeling van door het Agentschap ontvangen klachten en doet dit overeenkomstig het recht op behoorlijk bestuur. Daartoe doet de grondrechtenfunctionaris het volgende

Overeenkomstig het recht op behoorlijk bestuur wordt de klager, wanneer zijn of haar klacht ontvankelijk is, ervan in kennis gesteld dat de klacht is geregistreerd, dat er een beoordeling is gestart en dat het antwoord zal worden gestuurd zodra het beschikbaar is. Wanneer een klacht aan een nationale autoriteit of een nationaal orgaan wordt gezonden, worden de contactgegevens van die autoriteit of dat orgaan aan de klager meegedeeld. Wanneer een klacht niet ontvankelijk is, wordt de klager in kennis gesteld van de redenen van niet-ontvankelijkheid en wordt hij of zij, indien mogelijk, gewezen op verdere mogelijkheden om zijn of haar zorgen aan te kaarten. Elk besluit wordt op schrift gesteld en gemotiveerd.

Wanneer er een klacht met betrekking tot een personeelslid van het Agentschap wordt geregistreerd, zorgt de uitvoerend directeur, in overleg met de grondrechtenfunctionaris, voor een passende follow-up, met inbegrip van disciplinaire maatregelen, waar nodig. De uitvoerend directeur brengt binnen een bepaalde termijn aan de grondrechtenfunctionaris verslag uit over de bevindingen en de follow-up die het Agentschap aan de klacht heeft gegeven, met inbegrip van disciplinaire maatregelen.

Wanneer een klacht betrekking heeft op gegevensbescherming betrekt de uitvoerend directeur de functionaris voor gegevensbescherming van het Agentschap bij de kwestie. De grondrechtenfunctionaris en de functionaris voor gegevensbescherming stellen een schriftelijk memorandum van overeenstemming op met daarin hun taakverdeling en de wijze van samenwerking met betrekking tot ontvangen klachten.

Wanneer een klacht betrekking heeft op een deskundige van een lidstaat, daaronder begrepen gedetacheerde nationale deskundigen, zorgt de lidstaat van herkomst voor een passende follow-up, met inbegrip van disciplinaire maatregelen, waar nodig, of andere maatregelen overeenkomstig het nationaal recht. De lidstaat van herkomst brengt binnen een bepaalde termijn en vervolgens, indien nodig, op regelmatige tijdstippen aan de grondrechtenfunctionaris verslag uit van de bevindingen en de follow-up die aan een klacht zijn gegeven. Het Agentschap geeft een follow-up aan de kwestie wanneer van de lidstaat van herkomst geen verslag is ontvangen.

Wanneer schendingen van grondrechten of verplichtingen op het gebied van internationale bescherming door een deskundige van een lidstaat, daaronder begrepen gedetacheerde nationale deskundigen, worden vastgesteld, verzoekt het Agentschap de lidstaat om deze deskundige of gedetacheerde nationale deskundige onverwijld van de activiteiten van het Agentschap uit te sluiten. Wanneer schendingen van grondrechten of verplichtingen op het gebied van internationale bescherming door een deskundige die door het Agentschap is ingezet, worden vastgesteld, sluit de uitvoerend directeur die deskundige uit van de activiteiten van het Agentschap.

De grondrechtenfunctionaris brengt aan de uitvoerend directeur en de raad van bestuur verslag uit over de bevindingen en de follow-up die het Agentschap en de betrokken lidstaten aan de klachten hebben gegeven. Het Agentschap neemt in zijn in artikel 69 genoemde jaarverslag over de asielsituatie in de Unie informatie op over de klachtenregeling.

Het Agentschap, met inbegrip van de grondrechtenfunctionaris, behandelt en verwerkt alle persoonsgegevens die in een klacht worden vermeld, overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725.De lidstaten behandelen en verwerken alle persoonsgegevens die in een klacht worden vermeld, overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 of Richtlijn (EU) 2016/680, al naargelang het geval. Als iemand een klacht indient, wordt die klager verondersteld in te stemmen met de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens door het Agentschap en de grondrechtenfunctionaris in de zin van artikel 5, lid 1, punt d), van Verordening (EU) 2018/1725.Om de belangen van klagers te waarborgen, worden klachten vertrouwelijk behandeld door de grondrechtenfunctionaris, in overeenstemming met het nationale en het Unierecht, tenzij de klager expliciet afstand doet van zijn of haar recht op vertrouwelijke behandeling. Wanneer een klager afstand doet van zijn of haar recht op vertrouwelijke behandeling, wordt die klager verondersteld ermee in te stemmen dat de grondrechtenfunctionaris of het Agentschap met betrekking tot het onderwerp van de klacht zijn of haar identiteit bekendmaakt aan de bevoegde autoriteiten of organen, indien nodig.