Gedelegeerde verordening (EU) 2017/565 houdende aanvulling van Richtlijn 2014/65/EU wat betreft de door beleggingsondernemingen in acht te nemen organisatorische eisen en voorwaarden voor de bedrijfsuitoefening en wat betreft de definitie van begrippen voor de toepassing van genoemde richtlijn:artikel 76

Gedelegeerde verordening (EU) 2017/565 houdende aanvulling van Richtlijn 2014/65/EU wat betreft de door beleggingsondernemingen in acht te nemen organisatorische eisen en voorwaarden voor de bedrijfsuitoefening en wat betreft de definitie van begrippen voor de toepassing van genoemde richtlijn

Artikel 76 Opnemen van telefoongesprekken of elektronische communicatie

Geldend

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

(artikel 16, lid 7, van Richtlijn 2014/65/EU)

1.

Door beleggingsondernemingen wordt in schriftelijke vorm een effectief beleid inzake het opnemen van telefoongesprekken en elektronische communicatie vastgesteld, geïmplementeerd en in stand gehouden dat evenredig is aan de omvang en organisatie van de onderneming en aan de aard, schaal en complexiteit van haar bedrijf. Het beleid omvat de volgende elementen:

a)

de identificatie van de telefoongesprekken en elektronische communicatie, met inbegrip van relevante interne telefoongesprekken en elektronische communicatie die overeenkomstig artikel 16, lid 7, van Richtlijn 2014/65/EU onder de vereisten betreffende het bijhouden van gegevens vallen, en

b)

de specificatie van de te volgen procedure en te nemen maatregelen om ervoor te zorgen dat de onderneming artikel 16, lid 7, derde en achtste alinea, van Richtlijn 2014/65/EU in acht neemt wanneer er zich uitzonderlijke omstandigheden voordoen en de onderneming niet in staat is het gesprek/de communicatie op door de onderneming ter beschikking gestelde, aanvaarde of toegestane apparatuur op te nemen. Het bewijs dat er zich dergelijke omstandigheden hebben voorgedaan, wordt bewaard en is toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten.

2.

Beleggingsondernemingen zorgen ervoor dat het leidinggevend orgaan de gedragslijnen en procedures die met het opnemen van telefoongesprekken en elektronische communicatie van de onderneming verband houden, aan een doeltreffend toezicht en een effectieve controle kan onderwerpen.

3.

Beleggingsondernemingen zien erop toe dat de regelingen om aan de vereisten inzake het bijhouden van gegevens te voldoen, technologieneutraal zijn. Ondernemingen evalueren periodiek de effectiviteit van de gedragslijnen en procedures van de onderneming en stellen alle alternatieve of aanvullende maatregelen en procedures vast die noodzakelijk en passend zijn. Er worden ten minste alternatieve of aanvullende maatregelen vastgesteld wanneer de onderneming het gebruik van een nieuw communicatiemiddel aanvaardt of toestaat.

4.

Beleggingsondernemingen gaan over tot het bijhouden en regelmatig actualiseren van een register van personen die in het bezit zijn van apparatuur van de onderneming of van eigen apparatuur waarvan het gebruik door de onderneming is toegestaan.

5.

Beleggingsondernemingen lichten werknemers voor over de procedures met betrekking tot de vereisten van artikel 16, lid 7, van Richtlijn 2014/65/EU en leiden hen op om deze procedures toe te passen.

6.

Met het oog op de monitoring van de inachtneming van de vereisten van artikel 16, lid 7, van Richtlijn 2014/65/EU inzake het opnemen van gesprekken/communicatie en het bijhouden van gegevens controleren beleggingsondernemingen periodiek de gegevens over transacties en orders die onder deze vereisten vallen, met inbegrip van gesprekken ter zake. Deze controle is risicogebaseerd en evenredig.

7.

Op verzoek demonstreren beleggingsondernemingen de gedragslijnen en procedures voor en het managementtoezicht op de regels voor het opnemen van gesprekken/communicatie aan de bevoegde autoriteit.

8.

Voordat beleggingsondernemingen beleggingsdiensten en met het ontvangen, doorgeven en uitvoeren van orders verband houdende activiteiten voor nieuwe en bestaande cliënten verrichten, brengen zij de cliënt op de hoogte van het feit:

a)

dat de gesprekken en communicatie worden opgenomen, en

b)

dat een kopie van de opname van deze gesprekken en communicatie met de cliënt gedurende een periode van vijf jaar en, indien de bevoegde autoriteit daarom verzoekt, gedurende een periode van maximaal zeven jaar op verzoek beschikbaar zijn.

De in de eerste alinea bedoelde informatie wordt in dezelfde ta(a)l(en) gepresenteerd als de taal die bij de verrichting van beleggingsdiensten voor cliënten wordt gebruikt.

9.

Beleggingsondernemingen nemen op een duurzame drager alle dienstige informatie over relevante rechtstreekse gesprekken met cliënten op. Deze opgenomen informatie behelst ten minste het volgende:

a)

datum en tijdstip van de vergaderingen;

b)

plaats van de vergaderingen;

c)

identiteit van de deelnemers;

d)

initiatiefnemer van de vergaderingen, en

e)

relevante informatie over de order van de cliënt, zoals onder meer de prijs, de omvang of het type van de order en wanneer deze zal worden doorgegeven of uitgevoerd.

10.

De opnamen worden opgeslagen op een duurzame drager die het mogelijk maakt deze opnieuw af te spelen of te kopiëren, en worden tevens bewaard in een vorm die het niet mogelijk maakt de originele opname te wijzigen of te wissen.

De opnamen worden op zodanige wijze op een drager opgeslagen dat zij op verzoek vlot toegankelijk en beschikbaar zijn voor cliënten.

Ondernemingen waarborgen de kwaliteit, correctheid en volledigheid van de opnamen van alle telefoongesprekken en elektronische communicatie.

11.

De termijn gedurende welke een opname moet worden bewaard, vangt aan op de datum waarop de opname wordt gemaakt.

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.