Aanhef

Bij Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013(2) van de Commissie is de financiële kaderregeling vastgesteld voor de organen die zijn opgericht door de Unie op grond van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en die rechtspersoonlijkheid hebben en bijdragen ten laste van de begroting van de Unie ontvangen (hierna ‘organen van de Unie’ genoemd). Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 heeft Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012(3) als rechtsgrondslag. Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 is vervangen door Verordening (EU, Euratom) 2018/1046.

Het is noodzakelijk Verordening (EU) nr. 1271/2013 in te trekken en te vervangen door deze verordening om deze in overeenstemming te brengen met Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 en de regels verder te vereenvoudigen en te verduidelijken in het licht van de bij de toepassing ervan opgedane ervaring en de bestuursstructuur en het afleggen van rekenschap en verantwoording door de organen van de Unie verder te verbeteren.

In deze verordening dienen de algemene beginselen en grondregels te worden vastgesteld die van toepassing zijn op de bij het VWEU en het Euratom-Verdrag opgerichte organen die bijdragen ten laste van de Uniebegroting ontvangen, onverminderd het bepaalde in het oprichtingsbesluit. De organen van de Unie stellen hun eigen financiële regels vast op grond van deze verordening, waarvan alleen voor specifieke behoeften en met de voorafgaande toestemming van de Commissie kan worden afgeweken.

Omwille van de coherentie dienen de volledig zelffinancierende organen van de Unie, waarop deze verordening niet van toepassing is, waar nodig vergelijkbare regels vast te stellen. Overeenkomstig de gezamenlijke verklaring van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie van 19 juli 2012 over gedecentraliseerde agentschappen dienen deze organen jaarlijks bij het Europees Parlement, de Raad en de Commissie verslag uit te brengen over de uitvoering van hun begroting en terdege rekening te houden met hun verzoeken en aanbevelingen.

De organen van de Unie dienen hun begroting op te stellen en uit te voeren in overeenstemming met het eenheidsbeginsel, het begrotingswaarachtigheidsbeginsel, het universaliteitsbeginsel, het specialiteitsbeginsel en het jaarperiodiciteitsbeginsel, en de beginselen van evenwicht, rekeneenheid, goed financieel beheer en transparantie.

Er dient te worden beklemtoond dat de bijdrage van de Unie bedoeld is om de begroting sluitend te maken. Het deel van het batige begrotingssaldo van organen van de Unie dat groter is dan de bijdrage die voor het begrotingsjaar door de Unie is betaald, dient naar de begroting van de Unie terug te vloeien.

Wanneer het oprichtingsbesluit voorziet in ontvangsten in de vorm van vergoedingen en heffingen in aanvulling op de bijdrage van de Unie en die ontvangsten bestemd zijn voor bepaalde uitgavenposten, dient het de organen van de Unie te worden toegestaan het saldo daarvan over te dragen in de vorm van bestemmingsontvangsten. Om flexibiliteit toe te laten, moet het mogelijk zijn een negatief resultaat met betrekking tot bestemmingsontvangsten uit vergoedingen en rechten te verrekenen met het cumulatieve overschot van eerdere jaren.

De vergoedingen en heffingen dienen te worden vastgesteld op een niveau dat de kosten van de verleende diensten dekt, waarbij al te grote overschotten worden vermeden.

De uitzonderlijke delegatie van taken en de toekenning van subsidies aan organen van de Unie dient in het oprichtingsbesluit of in een basishandeling te zijn toegestaan en gerechtvaardigd te zijn wegens de kenmerken van de taken en de bijzondere deskundigheid van het betrokken orgaan van de Unie, en gepaard te gaan met de nodige garanties inzake goed financieel beheer en kosteneffectiviteit. Deze aanvullende taken moeten binnen de doelstellingen van het orgaan van de Unie vallen en verenigbaar zijn met het mandaat van het orgaan van de Unie, zoals omschreven in het oprichtingsbesluit.

Ter versterking van de transparantie moet de Commissie, in beginsel, partnerschapsovereenkomsten met organen van de Unie sluiten voor alle financiering die bovenop de jaarlijkse bijdrage van de Unie wordt verstrekt, met name wanneer deze financiering een aanzienlijke impact heeft op de activiteiten van het orgaan van de Unie.

De bepalingen inzake overdrachten en bestemmingsontvangsten moeten worden gewijzigd om rekening te houden met de bepalingen van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046. Wat interne bestemmingsontvangsten betreft, dient de financiering van nieuwe onroerendgoedprojecten met de ontvangsten uit de verhuur of verkoop van gebouwen te worden toegestaan overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) 2018/1046. Daartoe moeten die ontvangsten worden aangemerkt als interne bestemmingsontvangsten die kunnen worden overgedragen totdat ze volledig zijn gebruikt.

Voor meer flexibiliteit moeten organen van de Unie transacties in andere valuta's dan de euro kunnen verrichten als dat voor het administratieve beheer nodig is.

Overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 mag de splitsing van vastleggingen die zich over verschillende jaren uitstrekken in jaarlijkse tranches alleen worden toegestaan als het oprichtingsbesluit of de basishandeling daarin voorziet of als het administratieve uitgaven betreft.

Rekening houdend met de specifieke kenmerken van organen van de Unie, moet het aanvaarden van schenkingen aan extra toezicht worden onderworpen. Bovendien mogen organen van de Unie geen gebruikmaken van bedrijfssponsoring.

Het begrip ‘prestaties’ moet worden verduidelijkt. Er moet een verband worden gelegd tussen prestaties en het beginsel van goed financieel beheer. Het beginsel van goed financieel beheer moet worden verduidelijkt. Er moet een verband worden gelegd tussen vastgestelde doelen en prestatie-indicatoren, resultaten en zuinig, efficiënt en doeltreffend gebruik van kredieten.

Overeenkomstig artikel 53 van Verordening (EU, Euratom) 1046/2018[lees: 2018/1046] dienen organen van de Unie deel te nemen aan een benchmark-studie met andere organen van de Unie en met instellingen van de Unie.

Er dienen regels te worden vastgesteld voor het actieplan dat in aansluiting op de conclusies van algemene periodieke evaluaties moet worden opgesteld om te waarborgen dat deze doeltreffend worden uitgevoerd.

Met het oog op coherentie in de programmering dient elk orgaan van de Unie een enkelvoudig programmeringsdocument op te stellen dat bestaat uit een jaarlijkse en een meerjarige programmering, een raming van ontvangsten en uitgaven, een middelenprogrammering, informatie over het onroerendgoedbeleid, een strategie voor samenwerking met derde landen en/of internationale organisaties, een strategie voor het bereiken van efficiëntiewinsten en synergieën. Het orgaan van de Unie dient tevens een strategie vast te stellen voor de operationele beheers- en internecontrolesystemen, met inbegrip van een strategie voor fraudebestrijding. Voor de opstelling van het enkelvoudig programmeringsdocument moet rekening worden gehouden met richtsnoeren van de Commissie.

Het programmeringsdocument moet de strategie bevatten ter voorkoming van herhaling van gevallen van belangenconflicten, onregelmatigheden en fraude, in het bijzonder wanneer tekortkomingen hebben geleid tot kritische aanbevelingen.

Het tijdpad voor de jaarlijkse en meerjarige programmering moet omwille van de efficiëntie en de samenhang van alle programmeringsdocumenten worden afgestemd op dat van de begrotingsprocedure.

De organen van de Unie moeten hun interne controlesystemen aanpassen wanneer zij kantoren hebben buiten de hoofdzetel.

Het is dienstig te voorzien in de mogelijkheid voor organen van de Unie om overeenkomsten inzake dienstverleningsniveau te sluiten overeenkomstig artikel 59 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046, in het bijzonder met elkaar en met de instellingen van de Unie, om de uitvoering van hun kredieten te vergemakkelijken indien dit met goed financieel beheer in overeenstemming is. Adequate verslaglegging over deze overeenkomsten inzake dienstverleningsniveau moet worden gewaarborgd.

Het is noodzakelijk de structuur van interneaudit- en internecontrolefuncties te verduidelijken en de verslagleggingsvereisten te stroomlijnen. De interneauditfunctie binnen elk orgaan van de Unie dient te worden vervuld door de intern controleur van de Commissie, die audits dient te verrichten wanneer de risico's zulks rechtvaardigen. Er dienen regels te worden vastgesteld voor de instelling en de werking van de interneauditcapaciteiten.

De verslagleggingsvereisten moeten worden gestroomlijnd. De organen van de Unie dienen een geconsolideerd jaarlijks activiteitenverslag over te leggen, met uitvoerige informatie over de verwezenlijking van doelstellingen en resultaten, de uitvoering van het werkprogramma, de begroting, het personeelsbeleid en de systemen voor het operationele beheer en interne controle.

Om de kosteneffectiviteit van de organen van de Unie te verbeteren, dient te worden voorzien in de mogelijkheid om diensten te delen of over te dragen aan een ander orgaan van de Unie of aan de Commissie. Met het oog daarop dient aan de rekenplichtige van de Commissie te worden toegestaan alle of een deel van de taken van rekenplichtige voor het orgaan van de Unie te vervullen.

Om de regels inzake bestemmingsontvangsten af te stemmen op Verordening (EU, Euratom) 2018/1046, dient te worden voorzien in regels voor de differentiatie van interne en externe bestemmingsontvangsten en in de overdracht ervan.

Om de regels inzake de behandeling van door de bijdrage van de Unie voortgebrachte rente af te stemmen op Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 dient te worden bepaald dat aan de begroting geen rente verschuldigd is.

Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 voorziet in de mogelijkheid om in bepaalde specifieke gevallen een juridische verbintenis aan te gaan voordat een vastlegging in de begroting is gedaan. De organen van de Unie dienen deze mogelijkheid ook te hebben.

Omwille van de coherentie mogen geen specifieke bepalingen inzake aanbestedingen en subsidies worden toegestaan. De toepassing van één enkel stel regels vereenvoudigt het werk van het orgaan van de Unie en maakt het mogelijk de door de Commissie opgestelde richtsnoeren en modellen te gebruiken.

Het orgaan van de Unie moeten de mogelijkheid hebben om subsidies en prijzen toe te kennen overeenkomstig het oprichtingsbesluit of bij bevoegdheidsoverdracht door de Commissie overeenkomstig artikel 62, lid 1, onder c), iv), van Verordening 2018/1046.

Het is dienstig de organen van de Unie toe te staan om, naast de klassieke vormen van bijdrage van de Unie (vergoeding van de werkelijk gemaakte subsidiabele kosten, eenheidskosten, vaste bedragen en forfaitaire financiering), financiering te verstrekken die niet gekoppeld is aan de kosten van operaties. Deze bijkomende vorm van financiering moet afhangen van de vervulling van bepaalde voorwaarden vooraf, of van het bereiken van resultaten gemeten aan de hand van vooraf vastgestelde mijlpalen of door middel van prestatie-indicatoren.

Ter bescherming van de financiële belangen van de Unie, moeten de voorschriften inzake één bij Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 ingesteld mechanisme voor vroegtijdige waarschuwing en uitsluiting van toepassing zijn op de organen van de Unie.

Overeenkomstig artikel 8, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad (4), geven organen van de Unie alle informatie betreffende mogelijke gevallen van fraude, corruptie of enige andere onwettige activiteit waardoor de financiële belangen van de Unie worden geschaad, onverwijld aan het Europees Bureau voor fraudebestrijding door. Overeenkomstig artikel 24, lid 1, van Verordening (EU) 2017/1939 van de Raad (5), melden organen van de Unie het Europees Openbaar Ministerie zonder onnodige vertraging elke strafbare gedraging ten aanzien waarvan het overeenkomstig die verordening zijn bevoegdheid zou kunnen uitoefenen. Ter versterking van de governance van organen van de Unie dienen deze gevallen van fraude en financiële onregelmatigheden, alsook onderzoeken onverwijld aan de Commissie te melden. De Commissie en de organen van de Unie moeten procedures instellen waarmee persoonsgegevens naar behoren worden beschermd en inachtneming van het ‘need-to-know’-beginsel wordt gewaarborgd bij elke doorgifte van gegevens in verband met vermoede fraude en andere onregelmatigheden en lopende of voltooide onderzoeken.

Om het risico van effectieve of als zodanig beschouwde belangenconflicten te herkennen en er goed mee om te gaan, dient te worden bepaald dat organen van de Unie regels vaststellen inzake het voorkomen en beheren van belangenconflicten. Deze regels moeten rekening houden met door de Commissie ontwikkelde richtsnoeren.

Bij deze verordening moet worden voorzien in uitgebreide toegangsrechten voor de Commissie, het Europees Bureau voor fraudebestrijding en de Rekenkamer.

De bepalingen betreffende het onroerendgoedbeleid, onder andere betreffende de mogelijkheid voor organen van de Unie om de aankoop van gebouwen te financieren met leningen en de daaraan gekoppelde voorwaarden, dienen te worden afgestemd op Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 om een consequente toepassing van de regels door alle instellingen en organen van de Unie te waarborgen.

Aangezien Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012(6) is ingetrokken, dient het vereiste voor het orgaan van de Unie om zijn eigen uitvoeringsbepalingen vast te stellen met voorafgaande goedkeuring van de Commissie eveneens te worden geschrapt.

Het is noodzakelijk te voorzien in overgangsbepalingen voor de programmering en voor de geconsolideerde jaarlijkse activiteitenverslaggeving om de tijd te geven aan de Commissie passende richtsnoeren in samenwerking met de organen van de Unie te ontwikkelen en aan de organen van de Unie om zich aan te passen aan de nieuwe programmerings- en verslagleggingsregels.

Deze verordening dient in werking te treden op de dag na de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie, zodat de herziene financiële regelingen door de organen van de Unie tijdig kunnen worden vastgesteld, uiterlijk tegen 1 juli 2019, en agentschappen kunnen profiteren van de vereenvoudiging en de afstemming op Verordening (EU, Euratom) 2018/1046,