Aanhef

Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 heeft tot doel ervoor te zorgen dat documenten van historische of administratieve waarde waar mogelijk worden bewaard en voor het publiek toegankelijk worden gemaakt. Daartoe wordt in de verordening aan elke instelling van de Unie, met inbegrip van de Europese Centrale Bank (ECB), de verplichting opgelegd om haar historische archieven voor het publiek toegankelijk te maken onder de in de verordening gestelde voorwaarden na het verstrijken van een termijn van 30 jaar te rekenen vanaf de datum waarop het document werd vervaardigd.

Met de vaststelling van dit besluit oefent de ECB haar recht uit om haar historische archieven te bewaren en te beheren zonder deze te deponeren bij het Europees Universitair Instituut (EUI) en stelt zij de noodzakelijke interne regels vast voor de toepassing van Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83. Het doel van deze interne regels is het bewaren en het voor het publiek toegankelijk maken van de historische archieven van de ECB, waarbij terdege rekening wordt gehouden met de institutionele bijzonderheden van de ECB.

Artikel 1, lid 2, punt a), van Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 definieert het begrip ‘archieven van de instellingen van de Europese Gemeenschappen’. Gelet op zowel de sterk geïntegreerde structuren waarin de ECB werkzaam is, namelijk het Europees Stelsel van centrale banken (ESCB) en het Eurosysteem, als de overdracht van taken van organen die zich hebben ingezet voor de voltooiing van de Economische en Monetaire Unie (EMU) aan de ECB, moet aan het begrip ‘archieven van de ECB’ een ruimere betekenis worden toegekend dan in artikel 1, lid 2, punt a), van Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 is geformuleerd. Ten eerste omvatten zij volgens vaste jurisprudentie van het Hof van Justitie van de Europese Unie alle documenten van iedere aard, onverschillig hun vorm of uitgave, die door de ECB of de nationale centrale banken (NCB's) in het kader van de in de uitoefening van de taken van het ESCB en het Eurosysteem zijn vervaardigd of ontvangen, ongeacht of zij in het bezit zijn van de ECB of de NCB's (2). In de tweede plaats omvatten zij alle documenten, onverschillig hun vorm of uitgave, die zijn vervaardigd of ontvangen door het Comité voor de studie van de Economische en Monetaire Unie (hierna het ‘Comité-Delors’ genoemd), het Comité van presidenten van de centrale banken van de lidstaten van de Europese Economische Gemeenschap (Committee of Governors of the Central Banks of the Member States of the European Economic Community — CoG), het Europees Fonds voor monetaire samenwerking (European Monetary Cooperation Fund — ECMF) en het Europees Monetair Instituut (EMI), en door de ECB worden bewaard.

Artikel 23.3, tweede zin, van Besluit ECB/2004/2 van de Europese Centrale Bank (3) machtigt de besluitvormende organen van de ECB om documenten die tot de archieven van de ECB behoren vóór het verstrijken van de termijn van 30 jaar voor het publiek toegankelijk te maken. Op 7 mei 2019 heeft de Raad van bestuur van de ECB besloten om documenten die zijn vervaardigd of ontvangen door het Comité-Delors en die in 2005 door de Bank voor Internationale Betalingen, waar de meeste vergaderingen van dat comité plaatsvonden, zijn overgedragen aan de ECB voor het publiek toegankelijk te maken. Op 23 januari 2020 heeft de Raad van bestuur van de ECB besloten documenten die zijn vervaardigd of ontvangen door de CoG, het EMCF en het EMI en die door de ECB worden bewaard voor het publiek toegankelijk te maken . Met dit besluit worden die besluiten van de Raad van bestuur ten uitvoer gelegd en de betrokken documenten worden na derubricering tot ‘ECB-PUBLIC’ voor het publiek toegankelijk gemaakt, ongeacht of de periode van 30 jaar is verstreken.

In artikel 2 van Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 wordt erkend dat uitzonderingen kunnen worden gemaakt op de regel dat documenten van historische of administratieve waarde waar mogelijk voor het publiek toegankelijk worden gemaakt onder verwijzing naar Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad (4). Aangezien Verordening (EG) nr. 1049/2001 niet van toepassing is op de ECB, volgen uitzonderingen op de regel dat documenten van historische of administratieve waarde voor het publiek toegankelijk worden gemaakt uit Besluit ECB/2004/3 van de Europese Centrale Bank (5). In artikel 4, lid 6, van Besluit ECB/2004/3 wordt bepaald dat voor documenten die onder de uitzonderingen op grond van de persoonlijke levenssfeer of van commerciële belangen vallen, de uitzonderingen na de maximumperiode van 30 jaar van toepassing kunnen blijven. Voor documenten die onder andere uitzonderingen van artikel 4 van Besluit ECB/2004/3 vallen, kunnen de uitzonderingen van toepassing zijn voor een periode van maximaal 30 jaar, tenzij de Raad van bestuur van de ECB uitdrukkelijk anders bepaalt.

Aangezien documenten die deel uitmaken uit de archieven van de ECB en verband houden met de uitvoering van de taken van het ESCB en het Eurosysteem ook kunnen worden bewaard door de NCB's, die dergelijke documenten wellicht in het kader van hun eigen historische archieven voor het publiek toegankelijk willen maken of worden verzocht deze aan een derde over te dragen, zoals een nationaal historisch archief, moeten de interne regels die nodig zijn voor de toepassing van Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 ook gericht zijn tot de NCB's. Aangezien NCB's integraal deel uitmaken van het ESCB en het Eurosysteem, kwalificeren zij noch als lidstaten in de zin van artikel 6 van Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83, noch als derden in de zin van dit besluit. Het is aangewezen dat de ECB en de NCB's nauw samenwerken om ervoor te zorgen dat de historische archieven van de ECB in het gehele ESCB en het Eurosysteem consistent en met de nodige zorgvuldigheid worden verwerkt.

Documenten die tot de archieven van de ECB behoren, kunnen vóór de inwerkingtreding van dit besluit door NCB's aan een derde, zoals een nationaal historisch archief, zijn overgedragen. In dergelijke gevallen is het passend dat de NCB's ervoor zorgen dat die derden dergelijke documenten niet vóór het verstrijken van de periode van 30 jaar voor het publiek toegankelijk maken. Wanneer de ECB daarnaast dezelfde documenten bewaart als die aan dergelijke derde partijen zijn overgedragen, moeten de NCB's ervoor zorgen dat die derden dergelijke documenten enkel na het verstrijken van 30 jaar na derubricering tot ‘ECB-PUBLIC’ door de ECB voor het publiek toegankelijk maken. Nationale historische archieven en andere nationale overheidsinstanties zijn op grond van het in artikel 4, lid 3, VEU en artikel 18 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie verankerde beginsel van loyale samenwerking verplicht te goeder trouw te handelen om te voorkomen dat documenten uit de archieven van de ECB of gerubriceerde documenten voortijdig worden vrijgegeven.

Krachtens Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad (6), moet de ECB betrokkenen informatie verstrekken over de verwerking van hun persoonsgegevens en hun rechten als betrokkenen eerbiedigen. De ECB moet deze rechten evenwel afwegen tegen de doelstellingen van archivering in het algemeen belang overeenkomstig de wetgeving inzake gegevensbescherming.

In artikel 16, lid 5, punt b), en artikel 19, lid 3, punt d), van Verordening (EU) 2018/1725 wordt voorzien in uitzonderingen op respectievelijk het recht van een betrokkene op informatie en op wissing voor de verwerking van gegevens met het oog op archivering in het algemeen belang, voor zover die rechten de verwezenlijking van de doelstellingen van die verwerking onmogelijk kunnen maken of ernstig dreigen te belemmeren. Het recht op informatie mag in beginsel niet worden toegepast in de specifieke context van de historische archieven van de ECB, aangezien de ECB een onevenredige inspanning zou moeten leveren om informatie over de verwerking te verstrekken zodra haar historische archieven voor het publiek toegankelijk zijn gemaakt. Niettemin is het passend dat betrokkenen worden geïnformeerd over de mogelijkheid dat hun persoonsgegevens in het kader van de historische archieven van de ECB voor het publiek toegankelijk worden gemaakt op hetzelfde moment dat zij worden geïnformeerd over de verwerkingen waarvoor hun persoonsgegevens aanvankelijk zijn verzameld. Ook het recht op wissing mag in beginsel niet worden toegepast in de specifieke context van de historische archieven van de ECB, rekening houdend met de omvang en deels fysieke aard uit de archieven van de ECB en de aard van archivering in het algemeen belang, voor zover het wissen van persoonsgegevens in de archieven van de ECB de geldigheid, integriteit en authenticiteit van de historische archieven van de ECB zou ondermijnen en derhalve ernstig afbreuk zou kunnen doen aan de verwezenlijking van de doelstellingen van archivering in het algemeen belang.

Artikel 25, lid 4, van Verordening (EU) 2018/1725 biedt de ECB de mogelijkheid te voorzien in afwijkingen van de in de artikelen 17, 18, 20, 21 en 23 van die verordening genoemde rechten, voor zover die rechten de verwezenlijking van het doel van archivering in het algemeen belang onmogelijk kunnen maken of ernstig dreigen te belemmeren en afwijkingen noodzakelijk zijn om dat doel te bereiken. Bij de vaststelling van dit besluit voorziet de ECB in afwijkingen van de in de artikelen 17, 18, 20, 21 en 23 van Verordening (EU) 2018/1725 bedoelde rechten, met inachtneming van de bij artikel 13 van die verordening vereiste organisatorische en technische waarborgen. Indien een verzoek van de betrokkene geen specifieke informatie verstrekt over de verwerking waarop het verzoek betrekking heeft kan het verlenen van toegang tot persoonsgegevens onevenredig veel inspanning vergen of praktisch onmogelijk zijn, gezien de omvang van de historische archieven van de ECB. De rectificatie, wissing of beperking van de verwerking van persoonsgegevens zou de integriteit en authenticiteit van de historische archieven van de ECB ondermijnen en het doel van archivering in het algemeen belang ondermijnen. In naar behoren gemotiveerde gevallen van onjuiste persoonsgegevens kan de ECB evenwel besluiten een aanvullende verklaring of annotatie bij het desbetreffende document op te nemen. Het communiceren van een rectificatie, wissing of beperking van de verwerking van persoonsgegevens kan onevenredig veel inspanning vergen of praktisch onmogelijk zijn. Aangezien persoonsgegevens een integraal en onmisbaar onderdeel vormen van de historische archieven van de ECB, zou het verlenen van het recht van bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens die zijn opgenomen in de archieven van de ECB de verwezenlijking van het doel van archivering in het algemeen belang onmogelijk maken.

De ECB mag geen documenten die bijzondere categorieën van persoonsgegevens bevatten als bedoeld in artikel 10 van Verordening (EU) 2018/1725, persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten als bedoeld in artikel 11 van Verordening (EU) 2018/1725 of persoonsgegevens van een kind jonger dan 13 jaar voor het publiek toegankelijk maken. Gelet op de grote hoeveelheid documenten en de onwaarschijnlijkheid dat documenten die gevoelige persoonsgegevens bevatten van administratieve of historische waarde zijn, zou het voor het publiek toegankelijk maken van deze documenten tot een aanzienlijke vertraging leiden en daardoor het archiveringsproces ernstig schaden. In overweging 6 van Verordening (EU) 2018/1725 wordt bepaald dat de verordening niet van toepassing mag zijn op de verwerking van persoonsgegevens van overledenen. Aangezien de ECB in de meeste gevallen niet kan vaststellen of de betrokkene overleden is, is het als aanvullende waarborg passend dat de termijn voor het openen van een document uit de historische archieven van de ECB dat dergelijke gevoelige persoonsgegevens uit hoofde van de artikelen 10 en 11 van Verordening (EU) 2018/1725 of gegevens betreffende de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu uit hoofde van artikel 4 van Besluit ECB/2004/3 bevat, wordt vastgesteld op honderd jaar na de opstelling van dat document.

De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming werd overeenkomstig artikel 41, lid 2, van Verordening (EU) 2018/1725 geraadpleegd en heeft op 5 oktober 2022 advies uitgebracht. De ECB heeft gevolg gegeven aan de aanbevelingen van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

De tweede zin van artikel 23.3 van Besluit ECB/2004/2 wordt gewijzigd om te verduidelijken dat documenten uit de archieven van de ECB slechts vrij toegankelijk zijn na het verstrijken van de periode van 30 jaar overeenkomstig dit besluit, tenzij de besluitvormende organen besluiten die periode in te korten, zoals in het geval van documenten die afkomstig zijn van of werden ontvangen door het Comité-Delors, de CoG, het EMCF en het EMI en door de ECB worden bewaard, of deze periode verlengen, bijvoorbeeld in het geval van individuele beraadslagingen van de vergaderingen van de Raad van bestuur, indien een beoordeling per geval de aanname weerlegt dat de onafhankelijkheid van het besluitvormingsproces van de Raad van bestuur na 30 jaar niet langer wordt bedreigd,