Artikel 5 Verstrekking van informatie aan de Europese Ombudsman

Voor de toepassing van dit artikel wordt onder ‘verstrekking van informatie’ verstaan alle fysieke en elektronische middelen waarmee de Europese Ombudsman en zijn of haar secretariaat toegang wordt verleend tot informatie, met inbegrip van documenten, ongeacht de vorm ervan.

Onder ‘gerubriceerde EU-informatie’ wordt informatie of materiaal met een bepaalde EU-rubricering verstaan, waarvan openbaarmaking zonder machtiging de belangen van de Unie of van een of meer van haar lidstaten in meerdere of mindere mate kan schaden.

Onder de in dit artikel voorziene voorwaarden verstrekken de instellingen, organen en instanties van de Unie en de bevoegde autoriteiten van de lidstaten de Europese Ombudsman, op zijn/haar verzoek of op eigen initiatief, zonder onnodige vertraging alle informatie waarom hij of zij heeft verzocht ten behoeve van een onderzoek.

Gerubriceerde EU-informatie wordt aan de Europese Ombudsman verstrekt met inachtneming van de volgende beginselen en voorwaarden:

Bij het verstrekken van gerubriceerde EU-informatie beoordeelt de betrokken instelling of instantie of het betrokken orgaan van de Unie of de Europese Ombudsman daadwerkelijk interne veiligheidsvoorschriften hanteert, alsook fysieke en procedurele maatregelen voor de bescherming van gerubriceerde EU-informatie. De Europese Ombudsman en een instelling, orgaan of instantie van de Unie kunnen hiertoe ook een regeling overeenkomen waarin een algemeen kader voor de verstrekking van gerubriceerde EU-informatie wordt vastgesteld.

Overeenkomstig de leden 4 en 5 wordt de toegang tot gerubriceerde EU-informatie verleend in de lokalen van de betrokken instelling of instantie of het betrokken orgaan van de Unie, tenzij anders overeengekomen met de Europese Ombudsman.

Onverminderd lid 3 kunnen de bevoegde autoriteiten van de lidstaten weigeren de Europese Ombudsman informatie te verstrekken die onder nationale regels inzake de bescherming van gerubriceerde informatie valt of onder bepalingen die de mededeling daarvan verhinderen.

De betrokken lidstaat kan dergelijke informatie niettemin aan de Europese Ombudsman verstrekken onder door haar bevoegde autoriteit gestelde voorwaarden.

De instellingen, organen of instanties van de Unie en de autoriteiten van de lidstaten die voornemens zijn gerubriceerde EU-informatie aan de Europese Ombudsman te verstrekken of andere informatie die niet openbaar toegankelijk is, stellen de Europese Ombudsman hiervan van tevoren in kennis.

De Europese Ombudsman draagt zorg voor een adequate bescherming van dergelijke informatie en met name maakt deze niet aan de klager bekend of anderszins openbaar zonder de voorafgaande toestemming van de betrokken instelling of instantie of het betrokken orgaan van de Unie, dan wel de bevoegde autoriteit van de betrokken lidstaat. Waar het gerubriceerde EU-informatie betreft, wordt de toestemming schriftelijk verleend.

De instellingen, organen of instanties van de Unie die weigeren toegang te verlenen tot gerubriceerde EU-informatie, verstrekken de Europese Ombudsman een schriftelijke verantwoording waarin ten minste de redenen voor de weigering worden vermeld.

De Europese Ombudsman blijft slechts in het bezit van de in lid 8 bedoelde informatie, totdat het onderzoek definitief is afgesloten.

De Europese Ombudsman kan een instelling, orgaan of instantie van de Unie, dan wel een lidstaat verzoeken dergelijke informatie gedurende een periode van ten minste vijf jaar te bewaren.

Indien de gevraagde bijstand niet wordt verleend, kan de Europese Ombudsman het Europees Parlement hiervan in kennis stellen, dat hierop gepaste maatregelen neemt.