3.9.5 Terinzagelegging

Het voorstel tot splitsing en de toelichting op het voorstel tot splitsing dienen ertoe de belanghebbenden bij de splitsing te informeren over de voorgenomen splitsing. Daartoe moeten het voorstel tot splitsing, bepaalde overige bescheiden en de toelichting op het voorstel tot splitsing openbaar worden gemaakt, zodat belanghebbenden kennis kunnen nemen van de voorgenomen splitsing.

Twee vormen van openbaarmaking kunnen worden onderscheiden: de terinzagelegging ten kantore van het handelsregister, welke primair is gericht op de informatievoorziening van derden, en de terinzagelegging ten kantore van de rechtspersoon, welke primair is gericht op de informatievoorziening van leden of aandeelhouders van de rechtspersoon of degenen die een bijzonder recht hebben jegens de rechtspersoon.

Krachtens artikel 2:334h lid 1 BW moet elke partij bij de splitsing – i.e. de splitsende rechtspersoon, iedere verkrijgende rechtspersoon en bij een driehoekssplitsing, de groepsmaatschappij die aandelen toekent aan de aandeelhouders van de splitsende vennootschap – neerleggen ten kantore van het handelsregister: (i) het voorstel tot splitsing, (ii) de laatste drie vastgestelde jaarrekeningen of andere financiële verantwoordingen van de partijen bij de splitsing, met de accountantsverklaringen daarbij, voor zover deze stukken ter inzage liggen of moeten liggen, (iii) de jaarverslagen van de partijen bij de splitsing over de laatste drie afgesloten jaren, voor zover deze ter inzage liggen of moeten liggen en (iv) de tussentijdse vermogensopstellingen of niet vastgestelde jaarrekeningen, voor zover vereist ingevolge artikel 2:334g lid 2 en voor zover de jaarrekening van de rechtspersoon ter inzage moet liggen.

Rechtspersonen die korter dan drie jaren vóór het neerleggen van het voorstel tot splitsing zijn opgericht en partij zijn bij de splitsing, hebben nog niet drie afgesloten boekjaren en beschikken derhalve ook niet over de drie laatst vastgestelde jaarrekeningen. Voor die rechtspersoon zou dan moeten kunnen worden volstaan met terinzagelegging van de meest recente jaarrekeningen.

In sommige gevallen kan het voorkomen dat één of meerdere jaarrekeningen niet voldoen aan de jaarrekeningvereisten. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn indien een moedervennootschap in een concern geen geconsolideerde jaarrekening heeft opgesteld, ondanks de verplichting daartoe. Daarnaast kan het voorkomen dat een vennootschap, in weerwil van een wettelijke verplichting, geen jaarrekening of jaarrekeningen heeft vastgesteld. In dat geval volstaat het de beschikbare jaarrekeningen ten kantore van het handelsregister neer te leggen. Het niet voldaan zijn aan de jaarrekeningvereisten doet naar mijn mening niet af aan de geldigheid van de neerlegging.1

Bij de splitsing waarbij een naamloze vennootschap of besloten vennootschap wordt gesplitst of wordt opgericht, moet tevens, indien van toepassing, de verklaring van de accountant ten aanzien van de ruilverhouding en de ‘ten minste-verklaring’ ter inzage worden gelegd bij het handelsregister (artikel 2:334aa lid 6 jo. 2:334h BW).

Tot 1 juli 2011 bood de wet alleen de mogelijkheid de hiervoor genoemde bescheiden in papieren versie ter inzage te leggen bij het handelsregister. Per 1 juli 2011 is het, door het van kracht worden van de Wet van 12 mei 2011,2 bij wet mogelijk geworden de bescheiden langs elektronische weg bij het handelsregister ter inzage te leggen. Op 19 september 2013 is uitvoering gegeven aan de mogelijkheid de bescheiden daadwerkelijk digitaal ter inzage te leggen bij het handelsregister.3

Naast de terinzagelegging voor derden bij het handelsregister moeten de stukken die ter inzage liggen bij het handelsregister ook ter inzage liggen ten kantore van iedere partij bij de splitsing (artikel 2:334h lid 2 BW). Daarnaast moeten ook de jaarrekeningen en jaarverslagen die niet ter openbare inzage hoeven te liggen, alsmede de toelichtingen van de besturen op het voorstel tot splitsing ter inzage liggen ten kantore van de partijen bij de splitsing. Indien de ondernemingsraad of medezeggenschapsraad van een partij bij de splitsing of een vereniging van werknemers die werknemers van die partij of van een dochtermaatschappij onder haar leden telt, schriftelijk een advies of opmerkingen indient over de voorgenomen splitsing, dienen deze tegelijkertijd met het voorstel tot splitsing of onmiddellijk na ontvangst daarvan neergelegd te worden ten kantore van de vennootschap (artikel 2:334h lid 4 BW).

Deponering van jaarrekeningen, jaarverslagen en tussentijdse vermogensopstellingen kan achterwege blijven indien voor de vennootschappen die partij zijn bij de splitsing aansprakelijkheidsverklaringen en instemmingsverklaringen als bedoeld in artikel 2:403 BW zijn gedeponeerd. In dat geval is immers de geconsolideerde jaarrekening van de zich aansprakelijk stellende moedermaatschappij gedeponeerd. In het algemeen zal dan geen enkelvoudige jaarrekening zijn gepubliceerd voor de boekjaren waarvoor zogenoemde 403-verklaringen zijn neergelegd. In dat geval verdient het aanbeveling een kopie van de aansprakelijkheidsverklaring als bedoeld in artikel 2:403 lid 1 sub f BW en de instemmingsverklaring als bedoeld in artikel 2:403 lid 1 sub b BW bij de splitsingsstukken te voegen.4

De terinzagelegging ten kantore van de vennootschap moet gelijktijdig geschieden met de terinzagelegging bij het handelsregister. De stukken moeten tot het tijdstip van de splitsing ter inzage liggen en ook nog zes maanden na de splitsing bij iedere verkrijgende rechtspersoon en de voortbestaande gesplitste rechtspersoon. Leden, aandeelhouders en zij die een bijzonder recht hebben jegens de rechtspersoon, kunnen inzage verlangen in de stukken en moeten kosteloos een afschrift van die stukken kunnen krijgen. Ook houders van met medewerking van een naamloze vennootschap uitgegeven certificaten van haar aandelen en degene aan wie op grond van artikel 2:227 lid 2 BW het vergaderrecht in een besloten vennootschap toekomt, hebben inzage in de stukken die ter inzage hggen ten kantore van de vennootschap en hebben recht op een afschrift van deze bescheiden (artikel 2:334dd BW).

Sinds het per 1 juli 2011 mogelijk is de bescheiden langs elektronische weg toegankelijk te maken, moeten ook na de splitsing de bescheiden nog zes maanden elektronisch toegankelijk zijn. Een afschrift mag elektronisch worden verstrekt, maar alleen indien een lid of aandeelhouder daarmee heeft ingestemd. De rechtspersoon is echter niet gehouden afschriften te verstrekken in het geval leden of aandeelhouders de mogelijkheid hebben elektronisch een afschrift van de stukken op te slaan. Met betrekking tot de elektronische toegankelijkheid van de bescheiden voor hen die een bijzonder recht hebben jegens de rechtspersoon geeft de wettelijke bepaling van artikel 2:334h lid 2 geen duidelijkheid. Ik neem aan dat de elektronische terinzagelegging en de mogelijkheid elektronisch afschriften van de bescheiden te verstrekken ook geldt jegens degenen die een bijzonder recht hebben jegens de rechtspersoon.