Bijlage Aanvullende regels voor de technische commissie

Wanneer de voorzitter een vergadering van de Technische Commissie niet kan bijwonen, wordt de vergadering voorgezeten door zijn plaatsvervanger.

De leden mogen zich op de vergaderingen van de Technische Commissie laten vergezellen door een of meer deskundigen indien de te behandelen zaken zulks vereisen. Elke delegatie mag in de regel uit niet meer dan vier personen bestaan.

De vertegenwoordiger van de Commissie of een lid van het secretariaat, of enige andere door de algemeen secretaris van de Administratieve Commissie aangewezen persoon, woont alle vergaderingen van de Technische Commissie of van de ad-hocgroepen bij. De vergaderingen kunnen eveneens bijgewoond worden door een vertegenwoordiger van een andere dienst van de Commissie, indien dit in het belang is van een te behandelen zaak.

Wanneer een vast lid van de Technische Commissie het voorzitterschap uitoefent, stemt zijn plaatsvervanger in zijn plaats.

Elk lid dat bij de stemming aanwezig is en dat zich van stemming onthoudt, wordt door de voorzitter verzocht de redenen voor zijn onthouding mee te delen.

Wanneer de meerderheid van de aanwezige leden zich van stemming heeft onthouden, wordt het in stemming gebrachte voorstel geacht niet in overweging te zijn genomen.

Het secretariaat stelt in overleg met de voorzitter van de Technische Commissie de voorlopige agenda van elke vergadering van de Technische Commissie vast. Wanneer zulks noodzakelijk lijkt, kan het secretariaat, alvorens een punt op de agenda te plaatsen, de betrokken delegaties verzoeken hun standpunt schriftelijk mee te delen.

De voorlopige agenda bevat in principe de punten waarvan de aanvraag tot opneming, ingediend door een lid of door de vertegenwoordiger van de Commissie, alsmede de eventueel daarbij behorende nota's, ten minste 20 werkdagen vóór deze vergadering bij het secretariaat zijn binnengekomen.

De voorlopige agenda wordt ten minste tien dagen vóór de aanvang van de vergadering toegezonden aan de leden van de Technische Commissie, aan de vertegenwoordiger van de Commissie en aan alle andere personen van wie de aanwezigheid op die vergadering verwacht wordt. De werkdocumenten die betrekking hebben op de punten van de agenda dienen hen te worden toegezonden zodra deze beschikbaar zijn.

De agenda wordt door de Technische Commissie bij de aanvang van elke vergadering goedgekeurd. De Technische Commissie moet unaniem beslissen over het opnemen van niet in de voorlopige agenda vermelde punten. Behalve in spoedgevallen kunnen de leden van de Technische Commissie zich hun definitieve standpunt ten aanzien van op de voorlopige agenda opgenomen punten, waarvoor zij de daarop betrekking hebbende documenten niet vijf werkdagen voor het begin van de vergadering in hun eigen taal hebben ontvangen, tot de volgende vergadering voorbehouden.

De leiding van de ad-hocwerkgroepen berust bij een door de voorzitter van de Technische Commissie in overleg met de vertegenwoordiger van de Commissie aangewezen deskundige, of bij gebreke daarvan een deskundige die dezelfde staat vertegenwoordigt als de voorzitter van de Administratieve Commissie.

De voorzitter van de werkgroep wordt uitgenodigd tot bijwoning van de vergadering van de Technische Commissie waarin het verslag van de groep wordt behandeld.

De voorzitter van de Technische Commissie kan het secretariaat alle nodige aanwijzingen geven voor het houden van vergaderingen en de uitvoering van de tot de bevoegdheid van de Technische Commissie behorende werkzaamheden.

De Technische Commissie wordt bijeengeroepen met een uitnodiging die door het Secretariaat in overleg met de voorzitter wordt opgesteld en die tien werkdagen voor de vergadering naar de leden van de Technische Commissie en aan de vertegenwoordiger van de Commissie wordt gestuurd.