2.7.5 Openbaarmaking en inzagerecht

Artikel 4 Zesde richtlijn bepaalt dat het splitsingsvoorstel voor elke vennootschap die aan de splitsing deelneemt uiterlijk een maand voor de datum van de algemene vergadering die over het splitsingsvoorstel moet besluiten openbaar moet worden gemaakt (artikel 4 lid 1 Zesde richtlijn). Door middel van de openbaarmaking van het splitsingsvoorstel hebben de aandeelhouders, crediteuren, werknemers en andere belanghebbenden van de bij de splitsing betrokken vennootschappen de mogelijkheid zich over de voorgenomen splitsing te informeren.

Voor de wijze waarop de openbaarmaking dient te geschieden, wordt in artikel 4 Zesde richtlijn verwezen naar artikel 3 van de Eerste richtlijn.1 De Zesde richtlijn is dwingend op het punt van de openbaarmaking, wat betreft de wijze van openbaarmaking hebben de lidstaten vrijheid binnen de grenzen van artikel 3 Eerste richtlijn te bepalen hoe die openbaarmaking moet plaatsvinden. Dit laatste houdt in dat lidstaten de vrijheid hebben deze openbaarmaking te laten geschieden door middel van hetzij een centraal register, hetzij een handelsregister of een vennootschapsregister (artikel 3 lid 1 Eerste richtlijn).

Met het van kracht worden van Richtlijn 2009/109/EG is artikel 4 Zesde richtlijn aanzienlijk gewijzigd. Deze uitbreidingen betreffen vooral de publicatie van het splitsingsvoorstel langs elektronische weg. Voor de publicatie langs elektronische weg geeft de Zesde richtlijn een aantal opties voor de lidstaten. Lidstaten hebben de vrijheid te bepalen dat het splitsingsvoorstel (i) op de website van de vennootschap wordt gepubliceerd; dan wel via (ii) een centraal elektronisch platform; dan wel via (iii) een andere website dan een centraal elektronisch platform.

Het splitsingsvoorstel dient gedurende een onafgebroken periode, die aanvangt ten minste een maand voor de dag van de algemene vergadering waarop het besluit over het splitsingsvoorstel moet worden genomen (zie tevens paragraaf 2.6.6.) en die niet eerder eindigt dan de sluiting van de vergadering, openbaar te zijn. De openbaarmaking moet gratis zijn. De vraag is echter of de functie van de openbaarmaking voldoende tot uitdrukking komt als de elektronische openbaarmaking is onderbroken door technische problemen. De lidstaten hebben zelf de mogelijkheid hieromtrent bepalingen vast te stellen.

Artikel 4 Zesde richtlijn biedt lidstaten de mogelijkheid een regeling op te nemen die inhoudt dat de openbaar gemaakte informatie een specifieke periode na de algemene vergadering op de website van de vennootschap, het centraal elektronisch platform of een andere website toegankelijk moet zijn.

Een ander onderdeel van de informatievoorziening voor aandeelhouders wordt gevormd door het recht van de aandeelhouder bepaalde bescheiden in te zien. Artikel 9 Zesde richtlijn bepaalt dwingend dat iedere aandeelhouder ten minste een maand vóór de datum van de algemene vergadering die over het splitsingsvoorstel moet besluiten het recht heeft ten kantore van de vennootschap kennis te nemen van het splitsingsvoorstel, de jaarrekeningen en de jaarverslagen over de laatste drie boekjaren van de vennootschappen die aan de splitsing deelnemen. Daarnaast heeft iedere aandeelhouder het recht kennis te nemen van de verslagen van de bestuurs- of leidinggevende organen van de vennootschappen die aan de splitsing deelnemen (artikel 9 lid 1 sub d Zesde richtlijn) en van de in artikel 8 Zesde richtlijn bedoelde verslagen en rapporten van deskundigen, indien aanwezig (artikel 9 lid 1 sub e Zesde richtlijn). Aandeelhouders hebben recht op een kosteloos afschrift van deze bescheiden, of wanneer de aandeelhouders daarmee hebben ingestemd, mogen deze afschriften per elektronische post worden toegezonden (artikel 9 lid 3 Zesde richtlijn). De verplichting tot toezending per elektronische post geldt echter niet indien de website van de vennootschap aan aandeelhouders de mogelijkheid biedt de bedoelde bescheiden te downloaden en af te drukken.

De aan de splitsing deelnemende vennootschappen zijn vrijgesteld van het vereiste dat de bescheiden ten kantore van de vennootschap beschikbaar moeten worden gesteld indien deze bescheiden op de website van de vennootschap openbaar worden gemaakt gedurende een ononderbroken periode, die aanvangt ten minste één maand voor de dag van de algemene vergadering waarop het besluit over het splitsingsvoorstel moet worden genomen en die niet eerder eindigt dan de sluiting van die vergadering (artikel 9 lid 4 Zesde richtlijn). Dit artikellid heeft een dwingende strekking en lidstaten kunnen niet afwijken van deze bepaling. Lidstaten mogen wel verlangen dat de informatie gedurende een specifieke periode na de algemene vergadering op de website blijft staan.

Ten slotte mogen lidstaten de openbaarmaking van tussentijdse cijfers, verslagen van bestuurs- of leidinggevende organen en verslagen van deskundigen (artikel 9 lid 1 sub c, d en e Zesde richtlijn) niet verplichten indien bij de splitsing nieuwe vennootschappen worden opgericht en de aandelen van elk van de nieuwe vennootschappen worden uitgegeven aan de aandeelhouders van de gesplitste vennootschap evenredig aan hun rechten in het kapitaal van de gesplitste vennootschap (artikel 22 lid 5 Zesde richtlijn).