Artikel 45 Bevoegdheden en taken van de ordonnateur

De ordonnateur is belast met het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer, onder meer door te zorgen voor verslaglegging over de prestaties, en zorgt voor de wettigheid en regelmatigheid ervan en de gelijke behandeling van de ontvangers van middelen van de Unie.

De ordonnateur voert de organisatorische structuur en de systemen voor interne controle in die passen bij de uitvoering van de taken van ordonnateur, overeenkomstig de minimumnormen of beginselen die zijn vastgesteld door de raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, door het directiecomité, op basis van het internecontrolekader dat door de Commissie is vastgesteld voor haar eigen diensten en rekening houdende met de risico's die verbonden zijn aan de beheersomgeving, in voorkomend geval met inbegrip van specifieke risico's die verbonden zijn aan gedecentraliseerde bureaus, en met de aard van de gefinancierde acties.

De inrichting van die structuur en die systemen geschiedt op basis van een uitvoerige risicoanalyse, waarin rekening wordt gehouden met kosteneffectiviteits- en prestatieoverwegingen.

De ordonnateur kan binnen zijn diensten deskundigen en adviseurs aanstellen die hem kunnen bijstaan de risico's die aan zijn activiteiten zijn verbonden, te beheersen.

Voor het verrichten van de uitgaven gaat de bevoegde ordonnateur vastleggingen in de begroting en juridische verbintenissen aan, stelt hij de uitgaven betaalbaar, geeft hij betalingsopdrachten en verricht hij de voor de besteding van de kredieten vereiste voorafgaande handelingen.

Met het oog op de inning van de ontvangsten stelt de ordonnateur ramingen van schuldvorderingen op, stelt hij de te innen rechten vast en geeft hij invorderingsopdrachten af. In voorkomend geval ziet de ordonnateur af van het innen van een vastgestelde schuldvordering.

Met het oog op het voorkomen van fouten en onregelmatigheden voordat verrichtingen worden toegestaan, en teneinde minder het risico te lopen dat doelstellingen niet worden verwezenlijkt, wordt elke verrichting ten minste onderworpen aan een controle vooraf met betrekking tot de operationele en de financiële aspecten ervan, op basis van een controlestrategie die rekening houdt met het risico en de kosteneffectiviteit.

De frequentie en de reikwijdte van de controles vooraf worden door de ordonnateur bepaald op basis van zijn eigen risicoanalyse, waarbij rekening wordt gehouden met de resultaten van voorafgaande controles en van risico- en kosteneffectiviteitsoverwegingen. In geval van twijfel vraagt de voor de betaalbaarstelling van de verrichtingen bevoegde ordonnateur in het kader van de controle vooraf aanvullende informatie of voert hij een controle ter plaatse uit om redelijke zekerheid te verkrijgen.

Ten behoeve van de controles mag een serie soortgelijke individuele transacties in verband met lopende uitgaven voor salarissen, pensioenen, vergoeding van kosten van dienstreizen en ziektekosten door de bevoegde ordonnateur als één verrichting worden beschouwd.

Voor een bepaalde verrichting wordt de verificatie gedaan door andere personeelsleden dan diegenen die de verrichting hebben ingeleid. De verificatie wordt niet gedaan door personeelsleden die de ondergeschikten zijn van degenen die de verrichting hebben ingeleid.

De ordonnateur kan voorzien in controles achteraf om fouten en onregelmatigheden bij verrichtingen na validering op te sporen en te corrigeren. Deze controles kunnen steekproefsgewijs volgens het risico worden ingericht en houden rekening met de resultaten van eerdere controles en met kosteneffectiviteits- en prestatieoverwegingen.

De controles achteraf en de controles vooraf worden niet door dezelfde personeelsleden uitgevoerd. De voor de controles achteraf verantwoordelijke personeelsleden zijn geen ondergeschikten van de voor de controles vooraf verantwoordelijke personeelsleden.

De controles achteraf kunnen de vorm aannemen van financiële audits bij de begunstigden.

De regels en modaliteiten, met inbegrip van termijnen, voor het uitvoeren van audits van de begunstigden, zijn duidelijk, samenhangend en transparant en worden bij de ondertekening van de subsidieovereenkomst ter beschikking gesteld.

Ordonnateurs en voor de uitvoering van de begroting bevoegd personeel beschikken over de vereiste beroepsbekwaamheden. Zij respecteren een specifieke beroepscode die door het orgaan van de Unie wordt vastgesteld op grond van de normen die de Commissie voor haar eigen diensten heeft vastgesteld.

Indien een bij het financieel beheer en de controle van de verrichtingen betrokken personeelslid van oordeel is dat een besluit dat zijn meerdere hem verplicht toe te passen of te accepteren, onregelmatig is of strijdig met het beginsel van goed financieel beheer of de beroepscode die dat personeelslid gehouden is te respecteren, deelt hij dit mee aan de directeur, die hierop schriftelijk antwoordt indien de informatie schriftelijk is verstrekt. Indien de directeur niet optreedt binnen een redelijke termijn gelet op de omstandigheden van het betrokken geval, die in ieder geval niet langer is dan één maand, of het aanvankelijke besluit of voorschrift bevestigt en het personeelslid van oordeel is dat een dergelijke bevestiging geen redelijk antwoord vormt op zijn bezorgdheid, stelt het personeelslid de instantie als bedoeld in artikel 143 van Verordening (EU) 2018/1046 en de raad van bestuur schriftelijk hiervan in kennis.

In geval van illegale activiteiten, fraude of corruptie die de belangen van de Unie kunnen schaden, stellen functionarissen of andere personeelsleden, met inbegrip van nationale deskundigen die zijn gedetacheerd bij het orgaan van de Unie, hun hiërarchieke meerdere, de directeur of de raad van bestuur van het orgaan van de Unie of het Europees Bureau voor fraudebestrijding of het Europees Openbaar Ministerie rechtstreeks hiervan in kennis. Overeenkomsten met externe controleurs die audits verrichten inzake het financieel beheer van het orgaan van de Unie bevatten een verplichting voor de externe controleur om de directeur of, wanneer deze laatste betrokken is, de raad van bestuur in kennis te stellen van elk vermoeden van onwettige activiteit, fraude of corruptie die de belangen van de Unie kunnen schaden.